Layihənin idarə edilməsinə dair hesabat yazmaq çətin bir iş ola bilər, lakin bu, layihənin uğurla idarə olunmasının vacib hissəsidir. Layihənin idarə edilməsinə dair hesabatda layihənin vəziyyəti, gedişatı və ümumi icrası kimi məsələlərə dair xülasə yer alır. Hesabat sayəsində aidiyyatı tərəflər layihənin gedişatına, eləcə də yarana biləcək potensial problemlərə və ya maneələrə dair məlumat əldə edirlər. Bu məqalədə biz effektiv və məlumatlandırıcı layihə idarəetmə hesabatının yazılmasına dair bəzi məsləhətlər verəcəyik.
Hesabatın Məqsədini Anlayın
Layihənin idarə edilməsinə dair hesabat yazmazdan əvvəl hesabatın məqsədini başa düşmək vacibdir. Hesabat aidiyyatı tərəflərin, o cümlədən layihə komandasının, sponsorların və müştərilərin məlumat ehtiyaclarını ödəməlidir. Hesabatda layihənin uğuruna təsir edə biləcək hər hansı problemlər və ya risklər də daxil olmaqla, layihənin vəziyyətinin aydın və qısa xülasəsi verilməlidir.
Hesabatın əhatə dairəsini müəyyən edin
Hesabatın əhatə dairəsi əvvəlcədən aydın şəkildə müəyyən edilməlidir. O, layihənin məqsədləri, icra qrafiki, büdcə və resursları da daxil olmaqla, əhatə ediləcək aspektləri göstərməlidir. Bu, hesabatın daim diqqət mərkəzində olmasını və aidiyyatı tərəflərə müvafiq məlumatın təqdim etməsini təmin edəcək.
Müvafiq Ölçü meyarlarını və Məlumatları daxil edin
Layihə idarəetmə hesabatında aidiyyatı tərəflərdə layihənin icrasına dair təsəvvür yaratmaq üçün müvafiq meyarlar və məlumatlar yer almalıdır. Buraya layihə xərcləri, icra qrafikləri, resurslardan istifadə və keyfiyyət göstəriciləri haqqında məlumatlar aid edilə bilər. Hesabatda təqdim olunan göstəricilərin və məlumatların dəqiq, uyğun və aktual olmasını təmin etmək vacibdir.
Aydın və Yığcam Formatdan istifadə edin
Layihə idarəetmə hesabatının formatı aydın və qısa olmalıdır. Oxunması asan olmalı və ardıcıl formatdan istifadə edilməlidir. Hesabatda ümumi xülasə, giriş, əsas mətn və nəticə kimi bölmələr olmalıdır. Hesabatın əsas hissəsi də layihə statusu, risklər və problemlər kimi müvafiq bölmələrə ayrılmalıdır.
Tövsiyələr Verin və Növbəti Addımları təsvir edin
Layihə idarəetmə hesabatında layihə komandası və aidiyyatı tərəflər üçün tövsiyələr və növbəti addımlar təqdim edilməlidir. Bu, risklərin və problemlərin aradan qaldırılması üçün təkliflər, eləcə də layihənin icrasını yaxşılaşdırmaq üçün tövsiyələr formasında ola bilər. Tövsiyələrin və növbəti addımların real və həyata keçirilə bilən olması vacibdir.
Aidiyyatı tərəflərin rəyini öyrənin
Layihə idarəetmə hesabatı tamamlandıqdan sonra aidiyyatı tərəflərin rəyini öyrənmək vacibdir. Buraya layihə komandası, sponsorlar və müştərilər daxil ola bilər. Bildirilən rəyə əsasən, hesabatda aidiyyatı tərəflərə lazım olan məlumatın təqdim edilib-edilmədiyi, eləcə də təkmilləşdirilməsi lazım olan sahələr müəyyənləşdirilir.
Yekun olaraq, layihə idarəetmə hesabatının yazılması layihənin uğurla idarə edilməsinin vacib hissəsidir. Bu məsləhətlərə əməl etməklə siz aidiyyatı tərəflər üçün effektiv, məlumatlandırıcı və dəyərli hesabat yarada bilərsiniz. Hesabatın əhatə dairəsini müəyyənləşdirməyi, müvafiq meyarları və məlumatları daxil etməyi, aydın və yığcam formatdan istifadə etməyi, tövsiyələri və növbəti addımları təqdim etməyi və rəy öyrənməyi unutmayın.
Arif Həsənov, Layihə Meneceri
